Електронна таблиця (ЕТ) Excel призначена для бухгалтерського обліку, статистичних досліджень, технічних та наукових розрахунків тощо, бо містить зручний апарат для опрацювання даних (обчислення за допомогою функцій та формул, дослідження впливу різних факторів на дані, вибірка даних за критерієм, побудова графіків та діаграм тощо).
Microsoft Excel може працювати з чотирма основними типами документів: робочим аркушем (електронною таблицею), робочою книгою, діаграмою, макротаблицею. Після завантаження табличного процесора на екрані буде подана відкрита чиста книга.
Робочий аркуш призначений для організації та аналізу даних. Одночасно на декількох аркушах дані можна вводити, правити, робити з ними обчислення. У книгу можна вставити аркуши діаграм для графічного представлення даних та модулі для створення макросів, що використовуються при виконанні спеціальних задач.
Робоча книга — основний документ Excel. Вона являє собою електронний еквівалент папки-швидкозшивача. Книга складається з аркушів, імена яких виводяться на ярличках у нижній частині екрана. За умовчанням книга відкривається з 16 робочими аркушами: Аркуш 1, Аркуш 2, … Аркуш 20, однак їх число можна збільшити або зменшити. У книгу можна вмістити декілька різних типів документів, наприклад робочий аркуш з електронною таблицею, лист діаграм, аркуш макросів і т. п.
Діаграма являє собою графічне зображення зв’язків між числами електронної таблиці. Вона дозволяє показати кількісне співвідношення між величинами.
Макротаблиця (макрос) — це послідовність команд, яку доводиться постійно виконувати користувачеві в повсякденній роботі. Макроси дозволяють автоматизувати операції, що часто зустрічаються.
Після завантаження програми Excel на екрані з’являється вікно, що складається зі стандартних елементів: рядка заголовка, рядка меню, панелей інструментів (піктографічного меню), рядка введення, робочого аркуша (вікна документа), смуг прокрутки, рядка стану. За умовчанням програма використовує параметри, що є активними після встановлення Excel. Усі ці параметри користувач може змінити за допомогою діалогового вікна Параметры меню Сервис.
Класифікація об’єктів документа табличного процесора:
1) таблиця: 2) діаграма:
• комірка; • заголовок;
• рядок; • ділянка побудови;
• стовпчик; • вісь;
• діапазон; • ряд;
• легенда.
Уся робоча ділянка вікна Excel зайнята чистим робочим аркушем (або таблицею), розділеним на окремі комірки. Рядки пронумеровані цифрами від 1 до 16 384, стовпці названі буквами та їх комбінаціями від АА, АВ і так далі до IV. На перетині стовпця і рядка розміщується комірка.
Комірка ЕТ — основний елемент ЕТ для зберігання даних. Адреса комірки складається із стовпця і рядка, на перетині яких вона міститься. Для введення або редагування даних у якому-небудь елементі таблиці необхідно зробити цю комірку активною. Комірка може бути пустою або містити одне з таких даних: число, включаючи дату і час; текст; формулу.
Початкові дані в таблицях Excel подаємо у вигляді чисел та тексту, а для виконання операцій над вмістом тих або інших комірок використовуємо формули. Excel дозволяє використовувати у формулах не тільки числа, але й інші типи даних.
Використання формул. Формула являє собою операнди, сполучені знаками математичних і (або) логічних операцій. Операндом можуть бути дані, посилання (адреса об’єкта, яка використовується у формулах), функції.
Введення будь-якої формули починається зі знака «дорівнює» (=). Якщо його пропустити, то формула буде сприйнята як текст.
Однотипними (подібними) є формули, які мають однакову структуру (будову) і відрізняються тільки конкретними посиланнями.
Для спрощення введення однотипних формул у діапазон комірок формулу вводять тільки в одну (початкову) комірку, після чого її копіюють в інші комірки.
Під час копіювання однотипних формул використовуються відносні, абсолютні та змішані посилання.
Відносне посилання — посилання, яке автоматично змінюється при копіюванні формули. Записується у звичайному вигляді, наприклад A5, F6. У всіх комірках, куди воно буде копіюватися, змінюються і літера стовпця, і номер рядка.
Абсолютне посилання — посилання, яке не змінюється при копіюванні. Записується так: перед літерою стовпця та номером рядка додається знак $, наприклад $A$5, $K$12. При копіюванні формули у всіх комірках з’являться такі самі посилання.
Змішане посилання — посилання, яке частково змінюється при копіюванні. Записуючи змішане посилання, перед незмінним стовпцем або перед незмінним рядком ставиться $, наприклад $C12, $H2, A$5, N$56.
У комірки таблиці можна вводити вбудовані функції, об’єднані в групи (категорії): математичні, статистичні, логічні, текстові, фінансові тощо.
Функції в електронній таблиці реалізовані за допомогою стандартних програм, які можна викликати за ім’ям.
Використання всіх функцій у формулах відбувається за однаковими правилами:
• кожна функція має своє неповторне ім’я;
• при звертанні до функції після її імені в круглих дужках зазначається список аргументів, розділених крапкою з комою;
• введення функції в комірку треба починати зі знака «=», а потім указати її ім’я.
Логічними називаютьсяфункції, які можуть приймати одне з двох можливих логічних значень: «істина» або «хиба».
У табличному процесорі за допомогою логічних функцій можна вирішувати логічні задачі. До логічних належать функції: ЕСЛИ, ИЛИ, И, НЕ.
У логічній функції обов’язково використовується умова.
Умова являє собою величини і (або) вирази одного типу, які зв’язані одним із знаків відношення: =, <>, >, <, >=, <=.
Умова може бути простою та складеною. Прості умови можуть бути складені з даних, посилань, виразів.
Якщо умова складена зі сталих величин, то її значення не змінюється.
Якщо в умову входять змінні величини, то її значенням, залежно від змінних, може бути як «істина», так і «хиба».
Для перевірки умови в табличному процесорі використовується функція ЕСЛИ, яка має вигляд:
ЕСЛИ (Условие; Выражение 1; Выражение 2).
Діє ця функція так: спочатку перевіряється логічна умова, якщо вона істинна, то виконується Выражение 1, якщо хибна, то Выражение 2.
Складеною називають умову, яка складається із простих, зв’язаних за допомогою логічних операцій И (І) (логічне множення), ИЛИ (АБО) (логічне складання), НЕ (НІ) (заперечення).
Формат запису функцій И, ИЛИ, НЕ такий:
И (Условие 1; Условие 2; …) — вертає «ИСТИНА», якщо всі аргументи мають значення «ИСТИНА»;
ИЛИ (Условие 1; Условие 2; …) — вертає «ИСТИНА», якщо хоча б один з аргументів має значення «ИСТИНА»;
НЕ (Умова) — вертає «ИСТИНА», якщо аргумент хибний, і «ЛОЖЬ», якщо аргумент істинний, тобто змінює на протилежне логічне значення свого аргументу.