Діаграма є об’єктом електронної таблиці й призначена для представлення даних у графічній формі. Дані, які містяться в одному рядку або в одному стовпці, називаються рядом. Перед побудуванням діаграми треба вказати ряди, а потім перейти до типу діаграми.
Діаграми характеризуються такими параметрами:
• ім’я — надається користувачем; під цим іменем діаграма включається до складу електронної таблиці;
• тип — вибирає користувач із запропонованого списку;
• область діаграми — обмежує поле креслення побудови діаграми;
• розміщення — може відбуватись або на тому самому аркуші, що і таблиця, або на окремому аркуші;
• ряд — дані (діапазон комірок), за якими будується діаграма;
• осі — кожна з них характеризується параметрами: вид, шкала, шрифт, число, вирівнювання;
• легенда — список назв рядів (позначень змінних);
• область побудови — ділянка, обмежена осями, призначена для розміщення рядів даних.
Діаграма будується за допомогою Мастера диаграмм. Побудовану діаграму можна редагувати та форматувати.
Excel також має у своєму розпорядженні засоби для обробки інформації в базі даних із застосуванням апарата сортування, фільтрації і формування підсумкових даних, включаючи засоби зведених таблиць.