Облік особового складу організації забезпечується веденням особових карток працівників, штатно-посадової книги (штатного формуляру) та алфавітної книги.

Штатно-посадова книга (штатний формуляр) – основний роб документ відділу кадрів, відображає стан укомплектування персоналу підпр. ЇЇ веде працівник відділу кадрів на основі штатного розпису. Облік працівників у штатно-посадовій книзі ведеться за цехами, відділами та іншими структурними підрозділами. Усі записи повинні вестись регулярно одночасно з оформленням наказів про прийняття на роботу або призначення на посаду, переведення працівника в інший структурний підрозділ. На випадок зміни штатного розпису після записів працівників за структур підрозділами необхідно залишати місце для змін та продовження записів. Порядкові номери працівників у штатно-посадовій книзі надаються їх особовим справам та особовим карткам.

Структура: номер запису, посада, оклад, рік народж, стаж, освіта, присвоєна кваліфікація з спеціальності, дата, номер наказу про признач на посаду.

Алфавітна книга для полегшення оперативного розшуку особової справи та особової картки, а також для одержання довідкової інфо про працівників. Книга заводиться на всіх працівників за підрозділами чи категоріями персоналу залежно від структури підпр та чисельності працюючих. Записи в алфавітній книзі здійснюються одночасно з оформленням наказів про прийняття, переведення чи звільнення працівника. ПІБ прийнятого працівника записується у відповідному розділі на відповідну літеру алфавіту, а прізвище звільнених чи переведених працівників викреслюються тонкою червоною лінією.

Користуючись алфавітною книгою, можна швидко з’ясувати, де працює особа, знайти її особову картку, з’ясувати, коли звільнився чи був переведений той чи інший працівник, яка плинність кадрів у даному підрозділі. Алфавітна книга, як правило, заводиться на підприємствах з великою кількістю персоналу.

Структура: номер запису, ПІБ, номер особової справки, дата прийому на роботу, посада, дата звільнення, примітки.