Положення про структурний підрозділ — це організаційно-правовий документ, який регламентує діяльність конкретної структурної одиниці в складі організації. Форма та структура цього документа не стандартизовані, тому в практиці управління організаціями можуть зустрічатись положення, що структурою суттєво відрізняються одне від одного.
Домінують два підходи щодо структури та змісту положення про структурний підрозділ. Згідно з першим підходом цей документ регламентує завдання та функції підрозділу, права, обов’язки й відповідальність керівника. У такому разі для керівника окрема посадова інструкція не потрібна. Згідно з другим підходом керівник повинен мати відповідну посадову інструкцію, а Положення не охоплює розділи, які регламентують діяльність керівника.
З урахуванням практичного досвіду рекомендується така структура Положення про структурний підрозділ:
- Загальна частина.
- Основні завдання.
- Функції.
- Структура.
- Службові взаємозв’язки з іншими підрозділами.
- Права.
- Відповідальність.
Положення розробляється на підставі розподілу завдань і функцій між структурними одиницями організації та затверджується першим керівником.
У розділі «Загальна частина» необхідною є інформація про:
— місце підрозділу в структурі організації;
— порядок створення та ліквідації підрозділу;
— підпорядкованість;
— керівництво підрозділу;
— основні нормативно-правові документи, якими повинен керуватись підрозділ у своїй діяльності.
У розділі «Основні завдання» наводиться стислий перелік питань або проблем, для розв’язання яких і створюється структурний підрозділ.
Розділ «Функції» містить розгорнутий перелік робіт або дій, виконуваних персоналом підрозділу для забезпечення поставлених перед ним завдань. Цей перелік має бути узгоджений з відповідним розділом «Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників».
У розділі «Службові взаємозв’язки з іншими підрозділами» визначаються переважно організаційні та інформаційні взаємодії між підрозділами як по горизонталі, так і по вертикалі (проекти яких документів готує даний підрозділ, з ким їх погоджує, від кого яку інформацію одержує, коли яку інформацію та в які строки передає тощо).
Права структурного підрозділу водночас є правами його керівника. У розділі «Права» наводиться перелік делегованих підрозділу прав, користування якими сприяє виконанню закріплених завдань і функцій.
У розділі «Відповідальність» зазначається, за що персонально відповідає керівник структурного підрозділу.