Закріплення за посадовою особою службових обов’язків документально оформляється у вигляді посадової інструкції.
Посадова інструкція — це організаційно-правовий документ, що регламентує діяльність посадової особи. Оскільки стандартної форми посадової інструкції не існує, кожна організація розробляє власну або використовує чийсь досвід.
На наш погляд, однією з кращих є така структура посадової інструкції для професіоналів. І. Загальні положення. II. Завдання й обов’язки.
III.Права. IV.Відповідальність.V. Повинен знати. VI. Кваліфікаційні вимоги.
Посадову інструкцію розробляє керівник структурного підрозділу, а затверджує її перший керівник організації або один з його заступників.
Якщо в структурному підрозділі є декілька однакових за назвою посад, то їхні завдання й обов’язки, права й відповідальність, взаємовідносини слід чітко розмежувати, а це означає, що посадова інструкція завжди має бути не типовою, а персоніфікованою.
Останнім часом серед фахівців з менеджменту персоналу все більшого визнання набуває думка про те, що посадова інструкція за обсягом інформації, яка в ній уміщується, уже не відповідає зрослим вимогам щодо якості менеджменту персоналу. Пропонується посадову інструкцію замінити паспортом посади, який би містив також інформацію про індивідуально-психологічні якості працівника, умови праці на робочому місці, оцінювання діяльності, оплату праці й соціальні гарантії тощо.
Добре розроблений паспорт посади може бути корисним для:
— підготовки оголошення про вакансію;
— професійного відбору на посаду;
— професійної адаптації новоприйнятого працівника;
— вироблення критеріїв оцінювання роботи;
—забезпечення взаєморозуміння між роботодавцем і працівником;
—захисту прав роботодавця в разі звільнення працівника, який не відповідає вимогам посади.
Крім згаданих документів, посадові обов’язки працівників можуть частково регламентуватись контрактом, трудовою угодою, відомчими інструкціями й правилами, планами та графіками виконання робіт, терміновими позаплановими завданнями керівництва організації.
Посадові обов’язки робітників регламентуються робочими інструкціями, змінними завданнями, правилами експлуатації устаткування та техніки безпеки, технологічними картами, інструктивними настановами майстра або технолога.