У процесі регулювання трудової діяльності персоналу широко використовуються засоби регламентування посадових обов’язків працівників апарату управління організаціями.
У межах службових обов’язків і службових прав доцільно виділити посадові обов’язки та права, які чітко окреслені посадою і закріплені у відповідних посадових інструкціях. Посадові обов’язки конкретизують покладені на особу службові завдання. Службові обов’язки є загальною категорією, що визначає можливість та доцільність існування конкретної категорії, якою є посадові обов’язки.
Регламентування посадових обов’язків — це процес чіткого визначення та документального закріплення переліку обов’язкових для виконання працівником функцій і завдань, а також прав та відповідальності. Воно базується на поділі й кооперуванні праці в організації та сприяє:
— ефективному добору, розстановці та використанню персоналу;
— зміцненню виконавської дисципліни;
— створенню організаційно-правової бази діяльності працівників;
— підвищенню відповідальності працівників за результати діяльності;
— забезпеченню об’єктивності під час атестації працівників, заохочення або застосування дисциплінарних стягнень;
— запобіганню трудових спорів;
— підвищенню ефективності діяльності організації.
Діяльність організації в цілому, її першого керівника регламентується чинним законодавством України, статутом організації або положенням про організацію, зареєстрованим чи затвердженим в установленому порядку. Деякі аспекти діяльності першого керівника можуть регулюватись контрактом, який він укладає з роботодавцем. Діяльність виконавчого директора може додатково регламентуватись його посадовою інструкцією, яку затверджує представник роботодавця.
Діяльність заступників першого керівника організації регламентується наказом про розподіл функцій та обов’язків між керівником і його заступниками. Додатковими засобами регламентування діяльності заступників можуть слугувати контракти й посадові інструкції.