Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства (чи системи) з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо.

Кадрове діловодство ведеться у таких напрямах (завдання кадр.діловодства) 1. Облік особового складу установи та її підрозділів. 2. Підготовка звітів 3. Облік стану підготовки, перепідготовки кадрів та зарахування їх до резерву. 4. Облік та реєстрація надходження документів 5.Складання номенклатурних справ з кадрового діловодства, їх оформлення та ведення 6. Автоматизація документов.інформації.

Комплекс документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи документів:

• особисті та особові документи працівників – паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат, посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність, перепустка, посвідчення про відрядження, тощо;
• організаційно-розпорядча документація – організаційні (положення, інструкції, правила, статути); розпорядчі (накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження, ухвали); довідково-інформаційні (доповідні та пояснювальні записки, листи, переліки, акти, протоколи, довідки, звіти, тощо);
• первинна облікова кадрова документація – виконує функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первинна реєстрація і наступне оновлення необхідних відомостей про склад та переміщення кадрів.

Для правильного та швидкого прийняття рішень керівникові необхідно володіти інформацією про особовий склад та рух кадрів у організації.

Трудовий договір є угодою між працівником і власником організації, згідно з якою працівник зобов’язується виконувати роботу за певною спеціальністю, кваліфікацією, посадою, підпоряд­ковуючись внутрішньому трудовому розпорядку, а власник підприємства — виплачувати працівникові з/п та забезпечувати необхідні для виконання роботи умови праці.

Особливою формою трудового договору є контракт, у якому термін його дії, права, обов’язки та відповідальність сторін, умови матеріального забезпечення й організації праці працівника, умови розірвання.

Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Вона призначається для встановлення загального, безперервного та спеціального стажу.

Особова справа — це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника й характеризують його біографічні, ділові та особисті якості. Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або за структурними підрозділами згідно зі штатним розписом.

Облік особового складу організації забезпечується веденням особових карток працівників, штатно-посадової книги (штатного формуляра) та алфавітної книги.

Особова картка — це документ, у якому міститься найсуттєвіша інформація про особу. Містить інформацію про 1)ПІБ, освіту, кваліфікацію, стаж роботи, сімейний стан, 2)військовий облік, 3)дату прийому на роботу та всі переведення, 4)відпустки.

Штатно-посадова книга (штатний формуляр) — відображає стан уком­плектування персоналу підприємства. Облік працівників у штатно-посадовій книзі ведеться за цехами, відділами та іншими структурними підрозділами. Порядкові номери працівників у штатно-посадовій книзі надаються їх особовим справам та особовим карткам.

Алфавітна книга ведеться для полегшення оперативного розшуку особової справи та особової картки, а також для одержання довідкової інформації про працівників. Користуючись алфавітною книгою, можна швидко з’ясувати, де працює особа, знайти її особову картку, з’ясувати, коли звільнився чи був переведений той чи інший працівник, яка плинність кадрів у даному підрозділі.

Сучасне виробництво неможливо уявити без новітніх технологій, які дають змогу значно полегшити обмін інформацією. Електронна пошта, наприклад, дає змогу відправляти документи в різні організації і незважаючи на існуючі кордони й факсимільний зв’язок забезпечує швидкий та надійний спосіб ведення переговорів. Робота з мережею Internet відкриває доступ до значних інформаційних масивів.

Комп’ютеризація кадрового діловодства є однією з основних умов раціональної організації діловодних процесів у організації, засобом підвищення ефективності діяльності кадрових служб, фактором зростання продуктивності й оперативності праці менед­жерів.

Деякі організації успішно використовують систему управління персоналом PersonPro, яку створено для автоматизації діяльності служби управління персоналом.