Особова справа — це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника й характеризують його біографічні, ділові та особисті якості.
Особова справа посідає основне місце в системі персонального обліку працівників. Особові справи заводяться на всіх працівників підприємства після їхнього зарахування на роботу. Спочатку до особової справи заносяться документи, що відображають процес прийому на роботу, потім — усі основні документи, які виникають протягом трудової діяльності працівника в організації.
Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або за структурними підрозділами згідно зі штатним розписом. Справи на матеріально відповідальних осіб зберігаються окремо. Кожній особовій справі надається номер відповідно до номера в штатно-посадовій книзі. Цей номер записується й в алфавітну книгу особових справ. Особова справа складається з таких документів:
1.Особовий листок з обліку кадрів з фотографією працівника розміром 4 х 6 см.
2.Автобіографія.
3. Копії документів про освіту, науковий ступінь, учене звання, ідвищення кваліфікації.
- Перелік наукових праць (для спеціалістів, які мають вчений ступінь та звання).
- Різного роду характеристики чи рекомендаційні листи.
- Документи, на підставі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо).
- Копії наказів (розпоряджень) про приймання (призначення), переведення та звільнення працівника або виписки з цих наказів.
- Матеріали проведення атестації.
- Опис документів.
Документи особової справи ведуться протягом усього часу роботи особи в організації.
Доступ до особових справ має бути обмеженим. Вони знаходяться на особливому зберіганні на рівні із секретними документами. Як правило, особові справи зберігаються в сейфах чи спеціально пристосованих для цього шафах.
Відповідальність за зберігання особових справ несе перший керівник організації або вповноважена ними особа — начальник відділу кадрів, менеджер з персоналу, юрисконсульт, секретар.
Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником організації.
Під час звільнення працівника особові справи передаються в архів підприємства. На новому місці роботи на працівника заводиться нова особова справа