Суть процессу підбору кандидатів на вакантні посади полягає в тому, щоб з урахуванням вимог до кандидата на наявну вакансію залучити придатних кваліфікованих працівників для наступної їхньої оцінки і прийому на роботу. Разом з тим у більшості випадків працівника підбирають за інтуїцією, за порадою знайомих, за направленням бюро з працевлаштування та зайнятості, за зовнішніми ознаками. Тому важливо встановити відповідність працівника займаній посаді, тобто чітко виділити види робіт, функції і під них підібрати людей, що мають потрібну кваліфікацію. Ця робота може бути ефективною тільки в тому випадку, якщо вона ґрунтується на правильній оцінці наявності в кандидатів усіх якостей, необхідних для конкретного виду діяльності.
Процес підбору персоналу починається з вибору критеріїв оцінювання особистості і роботи претендентів. Критерії включають норми поводження і характеристику професійних навичок. Як правило, вказуються такі критерії оцінки співробітників: 1) освіта і виробничий досвід; 2) поводження (манера триматись); 3) цілеспрямованість; 4) інтелектуальні здібності; 5) Манера розмови; 6) Особливості; 7) професійна придатність. В  будь-якому випадку, набір критеріїв оцінювання залежатиме від змісту і якості виконуваної працівником роботи в майбутньому. Наприклад, при аналізі відношення до роботи оцінюють: ініціативність працівника; можливість витримувати великі навантаження; вміння пристосовуватися до різних ситуацій. Старанність у роботі передбачає відношення до засобів виробництва, їх використання, оптимальність використання сировини й матеріалів, ступінь зменшення матеріальних витрат на робочому місці, тощо. Оцінюючи готовність до співробітництва, беруть до уваги участь працівника у вирішенні спільних завдань, взаємини в колективі, уміння брати участь у колективній роботі, реакцію на зауваження з боку, інші особистісні якості. Ці критерії складають основу для оцінювання працівника та підбору претендентів на вакантні посади. Важливо, щоб кожний з цих критеріїв можна було виразити кількісно (наприклад, у балах). Бальна оцінка дозволяє визначити, наскільки висунуті критерії наявні в того чи іншого працівника.