При розробці БД можна виділити такі етапи:
• перший етап (постановка проблеми) — фор­мується завдання щодо створення БД, у якому описується склад БД, призначення та цілі її створення, а також перелічуються види роботи, які передбачається виконувати в цій БД;
• другий етап (аналіз об’єктів) — визначається склад об’єктів БД, їхні властивості (параметри, якими будуть описані вибрані об’єкти, а також тип кожного з параметрів);
• третій етап (синтез моделі) — вибір певної моделі бази даних та створення схеми вибраної моделі із зазначенням зв’язків між таблицями та вузлами;
• четвертий етап (способи подання інформації, програмний інструментарій) — вибір програми СУБД і форми подання інформації;
• п’ятий етап (синтез комп’ютерної моделі об’єкта і технологія його створення) поділяється на стадії:
Стадія 1. Запуск СУБД, створення нового файла БД або відкриття створеної раніше бази.
Стадія 2. Створення таблиці або декількох таблиць.
Для створення таблиць можна використовувати режим Конструктор або Мастер. Створену таблицю потрібно зберегти, надавши їй унікального в межах створеної бази імені.
Майстер — програмний модуль для виконання певних операцій.
Конструктор — режим, у якому здійснюється створення таблиці або форми.
Стадія 3. Створення екранних форм.
Форма — створений користувачем графічний інтерфейс із використанням елементів управління для наочного введення даних у базу.
Елементи управління СУБД — це графічні елементи (кнопка, малюнок, поле), які розміщуються у формі або звіті для відображення даних.
Для створення форми можна використовувати панель інструментів або програму-майстер. Треба обов’язково вказати таблицю, на базі якої буде створено форму. Ім’я форми може збігатися з ім’ям таблиці, на базі якої її створено. На основі однієї таблиці можна створювати декілька форм, які можуть відрізнятись видом або кількістю використаних полів.
Створену форму можна редагувати, змінювати місцерозташування, розмір і формат полів; змінювати розмір, колір шрифту, спосіб рівняння тексту у вікні поля.
Стадія 4. Заповнення БД.
Дані до таблиці зручно заносити в режимі Таблицы (числові й текстові поля) або створити Форму (поля типу МЕМО і OLE);
• шостий етап (робота зі створеною БД) поділяється на стадії:
Стадія 1. Пошук необхідної інформації.
Для цього можна користуватися:
• лінійкою прокрутки;
• списком порядкових номерів записів;
• діалоговим вікном пошуку.
Стадія 2. Сортування даних.
Для сортування необхідно вказати поле, за яким буде проводитися сортування, і вид сортування (за зростанням, за спаданням).
Стадія 3. Відбір даних із застосуванням фільтру.
Фільтрація — це відбір даних за певної умови.
Для відбору даних за умовою потрібно вибрати Изменить фильтр, і у вікні, що з’явилося, зазначити у вибраних полях умови відбору і натиснути кнопку Применить.
Для обробки даних зв’язаних таблиць використовують запити.
Запит дає змогу фільтрувати дані декількох таблиць, які відповідають певним умовам, для подальшої з ними роботи.
СУБД Access передбачає такі види запитів.
Запит-вибір (простий запит) — це таблиця, яка містить окремі дані з однієї чи кількох таблиць або вже наявних запитів, відібрані за заданими умовами. Дозволяє фільтрувати інформацію БД без зміни її даних.
Запит-зміна може переміщувати дані та змінювати їх. Зміни відбуваються одразу в кількох записах. Є такі запити на зміну: запити на вилучення; поновлення та додавання записів.
Запит з параметром дає можливість отримати відповідь на щойно поставлене запитання.
Перехресний запит створюється на основі декількох полів: значення одного поля у запиті є рядками, значення іншого — стовпчиками. Комірки, які складаються, — це результат роботи запиту, тобто комірки нової таблиці містять результат обчислення.
Запитом можна скористатися для створення нової таблиці чи форми. Перед створенням запиту треба з’ясувати: за якими полями фільтруватимуться дані, які значення необхідно знайти в БД, у які поля необхідно записати знайдені записи.
Стадія 4. Друк.
У СУБД Access друк можна виконати в декіль­кох формах:
• простий друк (на принтер виводиться вміст бази даних із режиму таблиці або форми);
• детальний звіт (можна вказати додаткові елементи в оформленні документа, які надають БД виду, зручного для користувача);
• спеціальний звіт (можна підготувати документ у вигляді листів і факсів).
Звіт являє собою форму спеціального типу, призначену для виведення даних на друк. Звіт створюють за необхідності під час обробки даних однієї або декількох таблиць, запитів, для підведення підсумкових розрахунків та виведення їх на друк.
Результатом створення звіту може бути будь-який на вигляд текстовий документ, наприклад: таблична форма з результатами обчислень та графічним оформленням, діаграма як графічний засіб представлення результатів обчислень тощо.
Звіт може складатись:
• із заголовка (інформація на початку першої сторінки);
• верхнього колонтитулу (інформація).
Створення звіту як нового об’єкта відбувається за стандартною схемою: у вікні БД Отчеты–Создать–Конструктор або Мастер.